Askelma ohjeet

Valikko ja painikkeet

kuvake: (painikkeiden näkyvyys riippuu käyttäjälle myönnetystä roolista)

Sininen naama = Lähetä maksuhuomautus

S = Myyntilaskun siirtäminen perintään Scalaria Finland Oy:lle

Kassa muistio kuvake = Siirrä kassa myyntilaskuksi. Asiakaspalvelutilanteessa kassamyynti voidaan siirtää laskuksi asiakkaalle

Virkistä nuoli = Virkistä/refresh näkymä

Punanen printteri = tulosta

Kirjanpidon tositteen kopiointi / mitätöinti

Avainpluspainike

Puhelinpainike = Tekstiviestin lähettäminen valituille asiakkaille/asiakasryhmille

x = muodostaa csv-tiedoston kohteena olevan sivun luettelosta

disc = Askelma ei tallenna mitään automaattisesti. Käyttäjän on itse huolehdittava kohteena olevan lomakkeen tietojen tallenuksesta!

1. Askelma käyttöönotto

Voit käyttää Askelmaa monipuolisesti yrityksesi taloushallinnon työkaluna. Askelma taloushallinnon pilvipalvelu sisältää seuraavat toiminnot: Asiakasrekisteri, Myyntilaskut, Myyntireskontra, Kassa, Ostolaskut, Ostoreskontra, Kirjanpito, Verkkolaskut,(Palkanlaskenta, Ostolaskujen maksaminen, Sopimusten hallinta ja sähköinen allekirjoitus, Askelma Dokumentit, Mobiilisovellus)

Kirjaudu Askelmaan sisään oheisesta linkistä: https://tasesampo.fi/pilvi/porras

Syotä kenttään oma käyttäjätunnus ja salasanasi

Yrityksesi nimi näkyy vasemmassa yläkulmassa

Pikapainike valikossa näkyy keltainen ratas, käy päivittämässä yrityksesi perustiedot.

Asetukset

Yritys

Täydennä yritysvälilehdellä yrityksesi yhteystiedot. Toiminnon kannalta on tärkeää tallentaa yrityksesi y-tunnus, asettaa alv rek (jos on) aktiiviseksi, pankkiyhteystiedot ja verkkolaskuosoitetiedot. HUOM! Muista tallentaa aina välillä oranssista tallenna painikkeesta.

Jos haluat yrityksesi oman logon laskulomakkeelle näkyviin, hae logo tietokoneeltasi hae logo-painikkeella. Testaa testilaskulla logon oikea asemointi. Logo asemoituu laskulle oikein, muuttamalla logon leveyttä logon leveyskentässä.

Voit valita laskulomakkeen näkymän kahdesta vaihtoedosta, joko tilisiirto tai peruslomake. Suosittelemme viivakoodin käyttöönottamista (rasti ruutuun).

Käyttäjätietojen ylläpito

Täällä määritellään ohjelmiston käyttäjät ja heidän roolit.

Askelma tuki tai kirjanpitäjäsi määrittää käyttäjän roolituksen ohjelman käytössä.

Päivitysoikeudet osiossa näkyy Sinulle myönnetyt oikeudet.

Tekniset asetukset

Tällä välilehdellä näkyy valintoja, joilla voit vaikuttaa olennaisesti palvelun toiminnallisuuteen.

Tuotteille voidaan asettaa myyntikate ja myyntiraportilla saadaan myyntikate näkyviin

Palvelussa voidaan muodostaa helposti ryhmälaskuja. Valitaan asiakasryhmä ja painetaan nappia, niin myyntilaskuihin generoituu asiakasrymien mukaisesti myyntilaskut

Valikossa näkyy työajanseuranta

Askelma kassa käytössä myyntitoiminta päävalikossa

Jos yritykselläsi on käytössä tuhansia asiakkaita, kannattaa valinta jättää tekemättä koska se nopeuttaa asiakkaat sivulle siirtymistä.

Osoitetiedot asiakasvalintalistalla

Haettaessa asiakkaita esim myyntilaskulle, asiakaslistalle tulee näkyviin asiakasnimen lisäksi asiakkaan osoitetiedot

Haettassa asiakasta myyntilaskulle, ohjelma hakee tiedot tämä toiminta valittuna vain nimen alkuosasta

Jos yrityksen taloushallinnossa on käytössä kustannuspaikkoja, näkyy kustaanuspaikka valitsin myyntilaskulomakkeella

Kirjanpidollinen toimenpide. Tämä valittuna suoritettaessa myyntireskontrasta suoritus, kirjanpidon tositteella näkyvät pankkitilin viennit erillisinä vienteinä

Tämä valittuna ostoreskontrassa näkyy maksuaineistovalinta, jonka avulla voidaan muodostaa maksuaineisto/XML  joka voidaan viedä yrityksen verkkopankkiin maksuaineistona

Tällä voidaan säätää näkyykö Askelma näkymä selaimen keskellä vai vasemmassa reunassa

Tuotteella voi olla useita hintaluokkia ja asiakas voidaan sitoa tiettyyn hintaluokkaan. Tällä tavoin voidaan säätää asiakaskohtaisia tuotehinnastoja. Jos tämä ei ole valittu, tuotelomake näyttää yksinkertaisemmalta.

Jos yritys käyttää askelmassa myyntitilausten- ja toimitustenhallintaa, niin useista toimituksista voidaan muodostaa yksi lasku laskut-sivulla näkyvässä toiminnossa

Jos yritys tarvitsee varastonhallintaa, tällä saadaan varastohallinta toiminnot näkyviin

Kassa toiminnossa maksun yhteydessä tällä voidaan säätää takaisinmaksun käyttäytymistä

Tuotteelle voidaan tallentaa myös englanninkieliset nimikkeet. Kun asiakas on asetettu englanninkieliseksi, tulee tuotevalintalistalle näkyviin englanninkieliset nimikkeet.

Jos tämä on valittu, näkyy laskut lomakkeella osamaksut välilehti. Laskulle voidaan määrittää osamaksuluettelo, jolloin asiakas voi maksaa laskun määriteltyinä osamaksuina. Osamaksuluettelossa näkyy osamaksuun liittyvä viivakoodi

Tämä valittuna tuotetta valittaessa laskuriville, on helppo lisätä uusi tuote vanhan tuotekoodin mukaan

Tuotelomakkeella näkyy tuotteen yksikköhintatiedot

Laskun tulosteella laskurivin ensimmäisenä sarakkeena näkyy laskurivin järjestysnumero

Myyntireskontrassa näkyy kohdista-painike, jolla kohdistamattomat viitesuoritukset voidaan kohdistaa laskuille välittömästi. Tämä näkyvyys säädetään roolituksessa yhdessä kirjanpitäjän ja Askelma tuen kanssa.

Kun myyntilasku vahvistetaan reskontraan ja jos laskulomakkeella oleva laskupäivämäärä, on aiempi kuin käyttöpäivämäärä niin laskupäivämäärä muutetaan käyttöpäiväksi automaattisesti.

Askelmaan on integroitu tekstiviestipalvelu. Jos Askelman kokoonpanossa on mukana puhelinviestipalvelu, niin pikapainikkeissa näkyy erikseen (Puhelinpainike), josta avautuu tekstiviestin lähetysikkuna. Ikkunasta voidaan lähettää joko yksittäiselle tai asiakasryhmälle tekstiviestinä haluttu viesti.

Jos Olet käyttänyt aikaisemmin jotain muuta myyntilaskujärjestelmää, on kirjanpidollisesti erittäin tärkeää että tallennat tähän edellisessä laskutusjärjestelmässäsi käyttämäsi viimeisen myyntilaskun laskunumeron. Tällöin kirjanpitoon ei synny myyntilaskutositteiden laskunumeroaukkoa.

Ostolaskujen aloitusnumero

Kassakuittien aloitusnumero

Myyntitilausten aloitusnumero

Tarjousten aloitusnumero

Ostotilausten aloitusnumero

Tarjouspyyntöjen aloitusnumero

Laskutusaiheen koodi (ei käytössä)

Myyjän nimi näkyy laskutulosteella

Jos valittu esim 7 vrk, näkyy laskutulosteella

Valittu aika näkyy laskutulosteella

Käytetään perintälaskun viivästykoron laskemisessa

Jos laskulle on tullut ylisuoritus, myyntireskontran suorituksesta tehdään selvittelytilivienti kirjanpidon tositteelle

Tositelomakkeella näkyy erikseen kustannuspaikkasarake

Veroton/verollinen hinta voidaan asettaa myös asiakaskohtaisesti

Ostolaskurivi voidaan alustaa joko tilivalinnan tai tuotevalinnan mukaan

laskupäivämäärästä

toimituspäivämäärästä

Kun lasku vahvistetaan, syntyy myyntisaatavatosite. Tämän tositteen päivämääräksi muodostuu valinnanmukainen päivämäärä.

Kun tuotetta valitaan laskuriville, tällä valinnalla voidaan vaikuttaa siihen haetaanko tuotetta pelkästään koodista vai sekä että

Kun lasku tulostetaan, laskuriville tulostuu koodi ja nimike tai pelkkä nimike tämän valinnan mukaan.

Laskulle voidaan tallentaa pitkä vapaa teksti. Se asemoituu laskulle tämän valinnnan mukaan.

ei lisätietoa

veroton hinta

Paino

Lähetteen läheteriville tulostuu oletusarvoisesti koodi, nimike ja määrä. Näiden tietojen lisäksi läheteriville saadaan näkyviin tämän valinnan mukainen tieto.

esim lasku voidaan lähettää spostilla normaalisti liitteenä tai vaihtoehtoisesti Askelma tuottaa spostiin linkin, josta vastaanottajalle avautuu lasku. Linkin käytöstä on se etu, että vastaanottajan avatessa linkin tieto vastaanotosta kirjautuu palveluun.

Kassassa käytössä normaalit maksutavat. Askelmassa on myös mahdollista vastaanottaa yksi maksu useammalla maksutavalla. Normaalien maksutapojen lisäksi saadaan seuraavat maksutavat näkyviin valittaessa.

Tätä toimintoa käyttäjä voi käyttää, jos haluaa luotettavasti jonkun tiedoston Askelman tukeen.

Kustannuspaikat

Jos yrityksen taloushallinnossa on käytössä kustannuspaikkakohdistukset, voidaan kustannuspaikat tallentaa tässä osiossa. Kustannuspaikkojen määrää ei ole rajoitettu.

Maksuehdot

Askelmassa voidaan ylläpitää omia maksuehtoja. Taulukosta valitaan yksi vaihtoehto, joka toimii oletuksena uutta laskua tehdessä.

Laskutuspaikat

Askelma tarjoaa mahdollisuuden käyttää yrityksen sisällä eri laskutuspaikkoja. Yrityksellä on yksi y-tunnus mutta laskutuspaikkoja voi olla useita ja niillä oma tilinumero ja muut yhteystiedot. Laskutuspaikka voidaan kohdistaa kustannuspaikkaan. Tällä välilehdellä voidaan tallentaa nämä kustannuspaikka tiedot.

Kaudet
Tilikaudet ja raportointikaudet

Kaudet välilehdellä voidaan Askelmaan tallentaa yrityksen tili-, palkka-ja raportointikaudet.

Pankkiyhteys

Yritys voi käyttää omaa Web Service (WS-kanava) kanavaa pankkiyhteyksissä. Tämä tarkoittaa sitä, että rittäjä käy omassa pankissaan tekemässä WS-sopimuksen, jossa on mainittu tiliotteiden ja viitesuorituksien haku sekä maksaminen. Yrittäjä saa WS-yhteyttä varten käyttäjätunnuksen ja kaksi osaisen salasanan. Tällä välilehdellä annetaan tunnus ja salasanat, joiden avulla haetaan pankin tietosuoja varmenne. Kun varmenne on haettu, voidaan myyntireskontrassa hakea pankkiyhteydellä tiliotteita ja viitesuorituksia sekä ostoreskontrassa maksaa maksuja suoraan pankkiin.

Loki

Varmenteen haku tuottaa teknisen tulosteen Loki osioon.

Asiakasryhmät

Askelmassa voidaan käyttää eri asiakasryhmiä monipuolisesti. Asiakasryhmien nimet tallennetaan tällä välilehdellä. Lisäksi asiakasryhmiin voidaan sitoa laskutusperusteita. Tehtäessä ryhmälaskuja muodustuu laskuille tässä tallennetut laskutusperusteet uusille laskuille automaattisesti. Asiakkaat sivulla asiakkuushallinnassa voidaan asiakkaita kohdistaa eri asiakasryhmille, jolloin asiakkaita voidaan hakea asiakasryhmien perusteella eri yhteyksissä.

2. Palvelun käyttö

Myyntitoiminta

Tuotteet

Täällä voit luoda yrityksellesi tuoterekisterin, kohdistaa tuotteille oikeat hinnat, oikean verokannan ja kohdistaa tuloslaskelman tileille.

Askelman tuki antaa yrittäjälle mahdollisuuden ladata käytössä oleva tuotteisto csv-muodossa Askelmaan tai yrittäjä voi itse luoda tuoterekisterin palvelussa.

Tuotteiden lisääminen:

Voit lisätä tuotteen + painikkeesta. Koodi – voit valita itsellesi sopivan koodiston

Tuoteryhmät

Klikkaa ”Tuoteryhmien ylläpito” otsakkeesta palvelu aktiiviseksi, jolloin pieni ikkuna aukeaa

Tuotteet ryhmitellään tuoteryhmien mukaan. Voit perustaa uusia tuoteryhmiä tuoteryhmien ylläpitoosiossa napasauttamalla otsakkeesta.

Tuoteryhmällä on käytössä jälleenmyynti ja tuotteet-käytössä ominaisuudet. Jälleenmyynti tarkoittaa sitä, että tässä tuoteryhmässä voidaan tuotteille tallentaa sekä osto- ja myyntihinnat. Tuotteet käytössä tarkoittaa sit että tässä tuoteryhmässä olevat tuotteet ovat aktiivisia eli tulevat näkyviin tuotevalinta listaan. Muistathan aina tallentaa tekemäsi toimenpiteet.

Kun tuoteryhmät ovat valmiit, sulje tuoterymien ylläpito napsauttamalla otsakkeesta kuvake piiloon.

Myyntituoteryhmät

Luettelosta voit valita myyntituoteryhmän, jolle voit lisätä tuotteita

Uusi tuote:

Koodi – Voit luoda haluamasi koodiston tuotteille

Tomittajan koodi – toimittajan käyttämä(esim EAN koodi)

Ryhmässä – Tällä toiminnolla voit siirtää ryhmästä toiseen

Nimike – Tuotteen nimi

Yksikkö – Tuotteesta käytettävä yksikkö (esim kpl, kg, h )

Veroton – Tuotteen veroton hinta

Alv % – Tuotteen verokanta

Verollinen –  Tuotteen verollinen hinta

Tili – Tällä valinnalla tuotteet kohdistetaan kirjanpidon tuloslaskelman tilille

Ale % – Tuotteelle voidaan tallentaa kiinteä tuotekohtainen kiinteä ale-%. Ale-% tulee tuoteriville automaattisesti, kun tuote valitaan laskuriville

Vapaa kuvaus – Tuotteelle voidaan valita vapaa kuvaus lähinnä omaa informaatiota varten

Työlaji – Kun työaikaosio on käytössä, voit kohdistaa tuotteen